Điều kiện để có 1 cuộc đàm phán thành công trong kinh doanh
Đối với các doanh nghiệp việc tìm kiếm các đối tác, các nhà đầu tư để tăng doanh thu là điều rất quan trọng. Yếu tố để mang lại những mối hợp tác làm ăn bền vững đôi bên cùng có lợi chính là đàm phán. Vậy điều kiện để có một cuộc đàm phán thành công là gì? Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu ở bài viết này nhé!
Đàm phán là gì?
Đàm phán là quá trình tiến hành việc trao đổi, thảo luận giữa 2 hay nhiều bên để đạt được những thỏa thuận. Quá trình này được diễn ra khi có những mâu thuẫn, những mối quan tâm chung của đôi bên cần giải quyết. Đàm phán được thực hiện chỉ khi cần đến sự thống nhất về quyền và lợi ích giữa các bên tham gia. Quá trình có thể diễn ra trong thời gian ngắn hoặc dài lên tới hàng năm trời.
Những yếu tố cần phải chuẩn bị trước khi đàm phán
Để cuộc đàm phán được thành công các bạn cần phải chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng nhất để không gặp phải bất cứ một sai sót nào. Dưới đây là những điều cần phải chuẩn bị đầy đủ trước khi cuộc đàm phán được diễn ra.
Tìm hiểu kỹ thông tin về đối tác
Trước buổi gặp mặt, đầu tiên các bạn cần phải xác định được rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên ở trong đoàn đàm phán của đối tác. Các bạn cần phải biết ai thực sự là người có quyền đưa ra quyết định cuối cùng để dành sự chú ý cho người đó nhiều nhất. Nhiều khi đó không phải là người trưởng đoàn mà là người lãnh đạo một bộ phận có liên quan nhiều nhất đến nội dung cuộc đàm phán. Sau khi đã xác định được thông tin trên các bạn sẽ chỉ định được những thành viên nên có trong phái đoàn của mình. Nếu các bạn chọn đúng các thành viên tham gia sẽ nắm trong tay 80% cơ hội thành công.
Tìm hiểu kỹ thông tin về hàng hóa, thị trường trong nội dung cuộc đàm phán
Những thông tin về thuộc tính của hàng hóa, tính chất lý hóa của chúng, yêu cầu của thị trường, tình hình sản xuất, chu kỳ sống của sản phẩm và đặc biệt giá cả của bên đối thủ cạnh tranh.
Những thông tin về thị trường, thói quen tiêu dùng sản phẩm của những người dân bản địa, nền kinh tế của đất nước đó sẽ cho bạn thấy được chất lượng cuộc sống của người dân có phù hợp để đưa sản phẩm của bạn tiến vào thị trường của nước đó không, các chính sách ngoại thương và luật của nước sở tại,cơ sở hạ tầng, vận tải, giá cước và những điều kiện có liên quan khác.
Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của bên mình để thiết lập mục tiêu
Các bạn cần phải biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp cạnh tranh hiệu quả nhất. Từ đó mới đánh giá những điểm mạnh điểm yếu của bên mình so với bên đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của bên đối tác.
Từ đó, các bạn có thể thiết lập ra các mục tiêu cần phải đạt được, mục tiêu càng cụ thể thì càng tốt. Tất nhiên các bạn cũng phải tính đến các yếu tố khác như tính thực tế, mối quan hệ giữa hiệu quả mang lại và chi phí, mức độ chấp nhận của khách hàng.
Xây dựng chiến lược đàm phán cụ thể
Trong buổi đàm phán các bạn cần phải xây dựng những chiến lược của bên mình, có thể là việc cộng tác để hợp nhất những quan điểm khác nhau, giải quyết các công việc và duy trì được mối quan hệ. Đôi khi các bạn cũng phải sử dụng đến chiến lược thỏa hiệp khi có những vấn đề quan trọng không thể giải quyết được. Các bên có sức mạnh ngang nhau sẽ cùng muốn đạt được những mục đích chỉ có sự lựa chọn duy nhất. Cũng có thể các bạn cần tránh né những vấn đề không quan trọng để giải quyết nhiều vấn đề cấp bách khác trước, hoặc những vấn đề có khả năng làm ảnh hưởng xấu đến cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích. Tránh né cũng là cách khéo léo để các bạn kéo dài thời gian khi cần phải thu thập thêm các thông tin trước những câu hỏi không lường trước được của bên đối tác.
Địa điểm, thời gian và thái độ trong suốt buổi đàm phán
Địa điểm đàm phán có thể là trong văn phòng công ty của bạn, cơ sở của khách hàng hoặc địa điểm trung gian nào đó khi cả hai bên đều cảm thấy thoải mái và phù hợp.
Về thời gian, trong bước tìm hiểu thông tin của khách hàng các bạn cần nắm bắt được các thói quen tập quán làm việc ở mỗi nơi vì hiệu quả làm việc còn phụ thuộc vào thời gian, nhiệt độ và thời tiết nữa. Trong quá trình đàm phán các bạn cũng cần phải phân bổ thêm thời gian nghỉ giải lao hợp lý để hai bên có thời gian cân nhắc, thảo luận lại các vấn đề để đưa ra quyết định chính xác nhất.
Đơn giản và thẳng thắn chính là thái độ nên được hoan nghênh trong các cuộc đàm phán đối tác, tránh nói nhiều mà lan man không đi vào đúng trọng tâm của vấn đề cần giải quyết.
Điều kiện để có 1 cuộc đàm phán thành công
Để cuộc đàm phán có cơ hội thành công cao thì chúng ta ngoài chuẩn bị kỹ càng trước khi cuộc đàm phán diễn ra thì trong quá trình đàm phán cũng rất quan trọng.
Tạo ấn tượng tốt cho đối tác trong lần gặp đầu tiên
Khi bắt đầu một cuộc đàm phán, các bạn không nên đề cập đến việc đề nghị, đòi hỏi với các đối tác ngay lúc đầu luôn. Trước tiên các bạn nên tạo ra một bầu không khí dễ chịu, với một số câu chuyện vui vẻ, tạo cảm giác thoải mái và gần gũi cho đối tác trước. Đây là một điều không thể bỏ qua được khi đàm phán, các bạn bắt buộc phải lưu ý.
Các bạn nên biết rằng, cơ hội chỉ có một và không phải lúc nào cũng sẽ đến với mình lần thứ hai, không phải lúc nào đối tác cũng cho các bạn cơ hội để gây ấn tượng lại. Vì vậy hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng để có thể tạo được ấn tượng tốt trước mặt họ ngay từ lần gặp đầu tiên. Rồi sau đó mới bắt đầu tiến đến các chủ đề quan trọng của cuộc đàm phán.
Chú ý thái độ, cử chỉ và hành động
Có rất nhiều cuộc đàm phán thành công được là nhờ vào các cử chỉ, hành động, thái độ và ngôn ngữ mà bạn truyền tải cho đối tác. Những cử chỉ bạn thể hiện phải lịch sự, cười nói vui vẻ, tự nhiên hồ hởi, thái độ cởi mở chân thành sẽ tạo được thiện cảm cho đối tác và dễ dàng thương lượng các điều kiện hơn. Các bạn nên tránh trường hợp cười nói quá vô duyên, quá tự nhiên gây ấn tượng xấu đến cuộc trò chuyện.
Xác định rõ mục tiêu của cuộc đàm phán
Khi bắt đầu một cuộc đàm phán, các bạn nên xác định rõ đâu là mục tiêu chính của cuộc đàm phán. Từ đó xác định được nên nói gì và không nên nói gì. Hãy bám sát vào những mục tiêu trong suốt quá trình thương lượng. Nếu không hiểu rõ bản thân muốn làm gì, mục tiêu gì thì không thể nào thành công được trong cuộc đàm phán.
Trước khi bắt đầu đàm phán, các bạn nên vạch ra giấy các mục tiêu nhỏ rõ ràng và nên nói vào thời điểm nào. Khi bước vào cuộc đàm phán, các bạn sẽ thể hiện được cái mà bên mình mong muốn cho đối tác biết, có như vậy thì mục tiêu mới có thể đạt được dễ dàng. Nếu như các bạn chuẩn bị thật chỉn chu và trình bày lưu loát, dễ hiểu thì chắc chắn rằng khả năng thành công sẽ rất cao.
Biết lắng nghe đối tác
Người đàm phán giỏi là người phải biết lắng nghe. Bởi vì khi lắng nghe các bạn mới biết được đối tác nói gì, cần gì và có những mong muốn như thế nào,…. Điều đó giúp các bạn có thể nắm bắt được tâm lý của đối tác, giúp dễ dàng hơn khi thuyết phục họ. Đối tác cũng cảm thấy là họ được tôn trọng hơn khi được lắng nghe và sẽ thiện chí hơn khi đàm phán.
Các bạn cũng nên để ý đến tâm trạng của bên đối tác, xem vẻ mặt của họ đang vui, buồn hay cáu giận để có thể dung hòa cuộc nói chuyện theo một chiều hướng tốt hơn.
Kết thúc nhanh và lịch thiệp
Sau khi các bạn cảm thấy cuộc đàm phán đã thành công thì phải biết dừng lại đúng lúc. Tránh để cuộc đàm phán diễn ra trong thời gian quá lâu làm cho đối tác thay đổi suy nghĩ, để ý đến các chi tiết vụn vặt hơn. Hãy kết thúc cuộc đàm phán một cách linh hoạt và lịch thiệp nhất. Đừng tỏ thái độ là mình đang quá lo lắng dù cuộc đàm phán không thành công như mong muốn, hãy thể hiện ngôn ngữ linh hoạt và khéo léo nhất có thể.
Những lỗi thường gặp khiến cuộc đàm phán thất bại
Rất nhiều cuộc đàm phán diễn ra thất bại, khiến 2 bên không đạt được những thỏa thuận mong muốn đã đề ra. Những lỗi thường gặp khiến cho cuộc đàm phán thất bại được nhiều người đúc kết sau đây sẽ giúp các bạn tránh được.
Không hiểu rõ về đối tác
Hiểu rõ thông tin về đối tác chính là điều kiện bắt buộc đối với một nhà đàm phán. Các bạn không thể ngồi thảo luận những điều kiện trong hợp đồng với người mà chúng ta không biết họ là ai hoặc nói sai tên cá nhân, công ty của họ. Điều này sẽ khiến cho đối tác cảm thấy bạn không hề chuẩn bị kỹ càng trước khi cuộc đàm đàm phán. Cũng như không dành cho họ sự tôn trọng trong kinh doanh. Ngoài ra việc tìm hiểu này còn giúp các bạn tìm được điểm mạnh, điểm yếu của họ để dễ dàng giúp cuộc đàm phán thành công.
Không xây dựng kế hoạch rõ ràng
Một cuộc đàm phán mà không có kế hoạch cụ thể đề ra trước sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn. Trong quá trình đàm phán rất dễ đi sai hướng và lệch mục tiêu. Từ đó sẽ khiến cho bạn rơi vào thế bất lợi và cuộc đàm phán bị thất bại nhanh chóng.
Bộc lộ cảm xúc cá nhân thái quá
Thái độ của bạn trong cuộc đàm phán cũng là yếu tố ảnh hưởng đến kết quả của cuộc đàm phán. Có những lúc đối tác từ chối đề nghị thẳng thừng và tức giận về những điều kiện mà bên bạn đưa ra. Hãy cư xử khéo léo và lịch sự, cũng đừng tỏ ra chán nản hay khó chịu vì thái độ của họ.
Luôn tìm cách để áp đảo đối tác
Người đàm phán giỏi sẽ không tìm cách để áp đảo hay dạy bảo đối tác mà nên đặt mình là người có tinh thần học hỏi khi đàm phán. Trong cuộc đàm phản, bạn không nên sử dụng những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo sẽ gây mất cảm tình và khó chịu cho đối tác. Điều này sẽ không chỉ khiến cho cuộc đàm phán bị đổ vỡ mà còn là dấu chấm hết cho những mối quan hệ hợp tác tiếp theo của 2 bên. Trên thực tế cho thấy, phương pháp đàm phán mềm dẻo, tích cực là cách khôn ngoan và được áp dụng rất nhiều trong những cuộc đàm phán quốc tế.
Đàm phán dựa vào trực giác
Rất nhiều lúc, các bạn bị gây áp lực để đưa ra một quyết định ngay lập tức. Lúc này những suy nghĩ của chúng ta sẽ hướng đến trực giác nhiều hơn là lý trí. Trực giác đôi khi có thể mang lại cho chúng ta các chiến lược kinh doanh mới lạ, nhưng đôi khi cũng có thể phải trả một cái giá quá đắt. Một nhà đàm phán khôn ngoan thì nên biết phán đoán dựa trên những dữ liệu khách quan đã thu thập được, tham khảo các cố vấn đứng ngoài cuộc và suy nghĩ kĩ càng trước khi đưa ra bất cứ một quyết định nào.
Những điều cần phải lưu ý trong quá trình đàm phán
Để tạo được ấn tượng tốt cho đối tác và nâng cao cơ hội thành công trong cuộc đàm phán. Các bạn cần phải lưu ý những điều sau đây để giúp cho cuộc đàm phán thành công mỹ mãn.
- Hãy bắt đầu với các vấn đề mà không ai bàn cãi, tranh luận. Ví dụ như giới thiệu về công ty, quy trình xuất khẩu nhập khẩu, những yêu cầu của khách hàng,…
- Không nên chỉ đề cập đến mặt tốt của vấn đề mà cũng cần đề cập đến mặt trái của nó nữa. Ví dụ không giao hàng cho khách đúng hẹn, hàng gói không đúng quy cách thì xử lý như thế nào và các biện pháp bảo đảm.
- Lắng nghe cẩn thận phía đối tác, nếu cần thì nên sử dụng thêm phiên dịch và phải hỏi lại cho rõ ý. Viết ra giấy hoặc lên bảng để có thể xác nhận lại ý của phía đối tác. Nếu bên kia xác nhận đúng thì lưu lại hoặc chụp hình lại.
- Khi đưa ra một đề nghị nào đó thì các bạn nên điều chỉnh mặt càng ít cảm xúc càng tốt. Cần phải hiểu rõ nội dung phía sau của đề nghị và phải đoán trước được phản ứng của bên phía đối tác.
- Trong các tình huống đàm phán không thuận lợi, không chắc thì có thể ngưng không nói và đề nghị nghỉ giải lao. Các bạn cũng có thể câu giờ bằng cách trả lời sau hoặc đề nghị vấn đề này sẽ đàm phán sau.
- Để kết thúc được vấn đề nên đề nghị cả 2 bên cùng tóm tắt lại tất cả những tiêu chí đã đồng ý hoặc chưa đồng ý và đề nghị luôn phương thức để giải quyết những vấn đề chưa thể nhất quán được. Ví dụ như trả lời lại bằng email sau 2 tuần, hoặc báo giá lại,….
||Xem thêm: Toàn Cầu Hoá Là Gì? Biểu Hiện, Đặc Điểm Và Vai Trò
Bên trên là những chia sẻ của chúng tôi về điều kiện để có 1 cuộc đàm phán thành công. Hy vọng bài viết sẽ giúp các bạn đàm phán tốt và đạt được những mục tiêu đặt ra.
||Bài viết khác: